Banner dịch vụ chuyển nhà 01

Cách phân loại và bảo quản hồ sơ tài liệu khi chuyển văn phòng?

Hồ sơ, hợp đồng, các giấy tờ trong công ty bạn không thể dồn chúng lại và đặt hết vào các thùng khi chuyển văn phòng. Bởi khi sắp xếp chúng lại ở trụ sở mới sẽ vô cùng phức tạp và mệt mỏi. Bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn cách phân loại và bảo quản hồ sợ, tài liệu khoa học, xem ngay nhé.

Cách phân loại hồ sơ tài liệu khi chuyển văn phòng trọn gói

Hồ sơ, giấy tờ tài liệu của công ty bất kỳ, dù mới thành lập hay đã hoạt động được nhiều năm thì số lượng chắc chắn cũng không ít. Nếu bỏ qua khâu phân loại mà tiến hành đóng gói ngay, khi chuyển đến văn phòng, chuyen nha  mới, nhất định sẽ không tránh khỏi tình trạng bị thiếu, mất tài liệu hay tìm kiếm mất thời gian.

Vậy nên, đừng lười biếng, bạn hãy tiến hành phân loại các hồ sơ tài liệu trước khi đóng thùng nhé. Trước tiên, cần kiểm lại số lượng tài liệu đang có khoảng bao nhiêu. Chia chúng theo từng năm, từng lĩnh vực, theo tên, mức độ sử dụng quan trọng và ít quan trọng… Tùy theo cách phân loại ‘truyền thống’ của mỗi công ty mà bạn tiến hành phân loại tài liệu, hồ sơ rõ ràng, nhanh chóng.

Cách phân loại và bảo quản hồ sơ tài liệu khi chuyển văn phòng

Có thể phân loại là trong mỗi lĩnh vực như hợp đồng giao dịch khách hàng được xếp vào 1 bộ riêng, hợp đồng dịch vụ mua thiết bị, đồ văn phòng cho công ty được xếp làm 1 bộ, hồ sơ nhân sự 1 bộ, giấy tờ như giấy đăng ký kinh doanh, thành lập doanh nghiệp, khai báo thuế….xếp thành 1 bộ. Sau đó xếp các tài liệu theo lĩnh vực này theo số năm từ năm cũ nhất đến năm hiện tại, từ ngày, tháng cũ nhất đến ngày, tháng hiện tại. Nếu số lượng loại tài liệu nào quá nhiều, bạn đặt chúng vào các túi, hộp đựng cùng màu để phân biệt với các tài liệu khác.

Cách bảo quản, đóng gói hồ sơ tài liệu

Khi bạn đã hoàn thành quá trình phân loại, sắp xếp hồ sơ, tài liệu thì chuyển qua giai đoạn bảo quản, đóng gói để chuyển văn phòng. Như bạn đã biết, tài liệu, hồ sơ hầu hết được làm bằng chất liệu giấy, nếu vô tình để nước đổ lên thì số tài liệu này ngay lập tức bị thấm nước, hỏng ngay.

Bạn không thể sử dụng các thùng giấy carton thông thường để bảo quản vì chúng cũng được làm bằng một loại giấy khác, nếu trong quá trình di chuyển gặp nước, thời tiết xấu có mưa, không có tấm che phủ lên các thùng đựng.

Hậu quả là gì chắc chắn bạn cũng dễ dàng đoán ra chính là đống tài liệu bạn cất công phân loại đã hỏng hết, nghiêm trọng hơn là chúng có thể làm ảnh hưởng đến hoạt động, lợi ích của công ty.

Lựa chọn cho bạn là mua các loại thùng nhựa, sắt, nhôm chuyên dụng để bảo quản tài liệu, hồ sơ, loại thùng này thiết kế kích thước phù hợp với chiều cao, rộng của tài liệu, xếp giấy tờ vào dễ dàng, vừa vặn, di chuyển thuận tiện, bảo quản đem lại hiệu quả cao nhất.

Hoặc bạn cũng có thể sử dụng các thùng carton nhưng thay vì chỉ đặt tài liệu vào, bạn cần bọc thêm một túi nilong bên ngoài, cột chặt miệng túi mới đặt chúng vào trong thùng. Như vậy khi di chuyển nếu trời mưa, nước chảy vào cũng không làm ướt, ẩm tài liệu.

Sau khi đã cho đủ các tài liệu vào thùng chứa, bạn cần tiến hành chú thích trê mỗi thùng tên tài liệu có bên trong, để khi sắp xếp tại trụ sở mới không cảm thấy bối rối, khó khăn.

Cách phân loại và bảo quản hồ sơ tài liệu

Cẩn thận hơn, bạn còn lập danh sách số lượng thùng và tên của các tài liệu để sau khi chuyển văn phòng, kiểm soát tiện lợi, nếu có thiếu sót, lập tức yêu cầu người chuyển hay dịch vụ chuyển văn phòng, chuyển nhà trọn gói  xem xét lại. Nhờ đó mà thiệt hại nếu có sẽ giảm đến mức tối đa.

Với những giấy tờ quan trọng, không thể để rơi vào tay những người khác. Người chịu trách nhiệm nên tự mình bảo quản, vận chuyển, không giao cho công ty dịch vụ. Như vậy bạn sẽ yên tâm và không cảm thấy lo lắng khi chuyển văn phòng.

Các hồ sơ tài liệu tưởng chừng rất đơn giản khi vận chuyển nhưng thực tế đây mới chính là phần tài sản khó chuyển nhất trong công ty, văn phòng. Nhưng nó không quá khó nếu bạn biết cách thực hiện và làm việc chăm chỉ.

Đóng gói hồ sơ tài liệu bạn hãy cố gắng thực hiện cẩn thận từng bước, tin chắc quá trình này sẽ không cực và tốn nhiều thời gian của bạn đâu nhé. Bạn tự chuyển văn phòng hay sử dụngdịch vụ chuyển văn phòng thì lời khuyên của các chuyên gia là nên tự mình phân loại, bảo quản sẽ tốt hơn bạn nhé.



Chia sẻ qua Facebook.Chia sẻ qua Google Plus.
Facebook  
Đăng ký nhận tin
Google