Banner dịch vụ chuyển nhà 01

Hướng dẫn bảo quản giấy tờ khi chuyển văn phòng

Hướng dẫn bảo quản giấy tờ khi chuyển văn phòng

Hướng dẫn bảo quản giấy tờ khi chuyển văn phòng

Mỗi lần chuyển văn phòng, chuyển nhà trọn gói là mỗi lần đối mặt với không biết bao nhiêu là vấn đề. Nếu bạn là người không có nhiều kinh nghiệm thì không thể nào dễ dàng giải quyết được. Và một trong những khó khăn nhất của việc chuyển văn phòng đi nơi khác chính là việc bảo quản giấy tờ như thế nào là an toàn và không gây ra những thiệt hại đáng tiếc. Nhiều người muốn biết cách đóng gói như thế nào là hiệu quả nhưng không biết cách thì an tâm, bài viết này với  những hướng dẫn bảo quản giấy tờ khi chuyển văn phòng trọn gói bạn có thể tự mình giải quyết đống giấy tờ của văn phòng công ty mình rồi.

Sắp xếp hồ sơ gọn gàng để việc vận chuyển trở nên dễ dàng hơn

Đây là một bước quan trọng không thể thiếu trong những hướng dẫn bảo quản giấy tờ khi chuyển văn phòng. Công việc của bạn có diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hay không là nhờ vào việc bạn có sắp xếp hồ sơ một cách gọn gàng nhất có thể hay không.Trước khi bắt đầu chuyển đi, bạn nên sắp xếp, phân loại các hồ sơ thật kĩ trước khi đóng gói tránh tình trạng thất lạc. Mẹo phân loại là sắp xếp chúng theo tính chất quan trọng và sự cần thiết của hồ sơ. Các bước phân loại hồ sơ:

+ Những hồ sơ ít quan trọng hay không dùng đến nhiều thì các nhân viên để sắp xếp riêng ra.
+ Những hồ sơ quan trọng, cần dùng nhiều và ảnh hưởng đến kinh doanh của công ty nên xếp riêng ra một bên và note lại.

Hướng dẫn bảo quản giấy tờ khi chuyển văn phòng

Sau khi đã sắp xếp theo tính quan trọng của hồ sơ thì ở từng loại, bạn nên phân chia thành nhiều loại nhỏ hơn nữa theo ngày tháng, hoặc theo thứ tự bảng chữ cái. Cần có một danh sách liệt kê tất cả các loại giấy tờ để sau khi ghi chú xong thì đánh dấu vào danh sách để nắm rõ tài liệu nào đã được đóng gói xong, tài liệu nào chưa được đóng gói. Trong trường hợp xảy ra thiếu sót, bạn có thể dễ dàng kiểm tra lại một cách nhanh chóng, toàn diện.

Đóng gói hồ sơ cẩn thận

Như bạn đã biết, những hồ sơ tài liệu văn kiện đều được hoàn thành bằng giấy, nếu vô tình bị đổ nước hoặc gặp nước mưa thì tài liệu sẽ bị thấm nước ướt, rách hoặc nhòe chữ hỏng ngay. Do đó, quý khách hàng không nên sử dụng những thùng giấy carton thông thường để bảo. Trong quá trình vận chuyển, các thùng này gặp nước, hoặc là trời mưa bất ngờ và không có gì che chắn cho thùng đựng thì chắc chắn chỗ tài liệu của bạn sẽ bị ướt nhẹp và khó có thể sử dụng lại được nữa ảnh hưởng rất nhiều đến việc làm ăn của công ty. Vì vậy, bạn nên sử dụng màng co hoặc túi ni long để bọc bên ngoài tài liệu, thắt chặt miệng túi hoặc cuộn chúng thật chặt lại rồi mới đặt tài liệu, hồ sơ vào trong thùng. Các màng co, túi nilon bọc bên ngoài sẽ giúp bảo vệ các tài liệu, sổ sách… không bị dính nước nếu chẳng may có mưa hay bị dính nước… Sau khi đã bọc lại bằng các vật liệu chống nước thì bỏ những bọc tài liệu này vào thùng carton.

Trong bài hướng dẫn bảo quản giấy tờ khi chuyển văn phòng này, chúng tôi xin giới thiệu đến các bạn một loại thùng thông minh chuyên dùng dể đóng gói hồ sơ văn phòng rất tiện. Chiếc thùng thông minh này có nắp chuyên dụng cũng như có ngăn để phân loại, có thể chứa được 5000-7000 tờ giấy A4 hoặc file đựng hồ sơ. Loại thùng này được thiết kế vừa khổ giấy của hồ sơ lại tránh được nước rất thuận tiện khi vận chuyển gặp trời mưa cúng không thành vấn đề. Nhưng cũng đừng chủ quan mà hãy chuẩn bị thêm một lớp ni lông rồi dán cố định lại thật chặt để phòng trường hợp trời mưa quá lớn.

Sau khi đã sắp xếp và đóng gói thì bạn nên dùng bút lông đánh dấu, ghi chú từng loại giấy tờ của từng thùng, thùng nào quan trọng, còn thùng nào thì ít quan trọng hơn.

Hướng dẫn bảo quản giấy tờ khi chuyển văn phòng bằng dịch vụ chuyển văn phòng

Chuyển công ty là một quá trình vất vả đòi hỏi công sức, thời gian của nhiều người. Những nhân viên của công ty có thể hợp sức với nhau để dọn dẹp, sắp xếp và đóng gói chúng vận chuyển đén nơi ở mới nhưng không phải ai cũng có thể làm được công việc này một cách hiệu quả. Do đó, nếu được, bạn hãy thuê những dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để thay bạn làm những điều này. Sự chuyên nghiệp cũng như kinh nghiệm nhiều năm chuyển văn phòng sẽ đảm bảo công việc diễn ra nhanh chóng, không làm ảnh hưởng, gián đoạn đến công việc của công ty.

Những công ty vận chuyển văn phòng hiện nay rất nhiều vì thế bạn nên chọn những công ty uy tín. Hy vọng những hướng dẫn bảo quản giấy tờ khi chuyển văn phòng trên đây sẽ giúp bạn phần nào trong công việc chuyển văn phòng nhiều khó khăn và tốn thời gian.

Bài viết : Hướng dẫn bảo quản giấy tờ khi chuyển văn phòng


Chia sẻ qua Facebook.Chia sẻ qua Google Plus.

Facebook  
Đăng ký nhận tin
Google